广西医科大学文件

桂医大办〔2014〕3号

关于进一步转变文风、规范公文处理的通知

各单位：

为认真贯彻落实中央八项规定，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和教育部、广西壮族自治区公文处理的有关规定，现就进一步转变文风、规范公文处理的有关事项通知如下：

一、切实减少发文数量。坚持少而精的原则，精简各类文件，严格控制发文数量。可发可不发的公文一律不发，可不编文号的尽量不编。

二、规范简报编发。各单位要认真梳理各自的简报、简讯等刊物，严格审核把关，重要活动编制的专项简报，活动结束后自行终止。要严控印刷成本，内页不得彩版印刷，不得用铜版纸。

三、严控文件、文稿篇幅。提高公文质量，提倡“短、实、新”文风。向上级机关报送请示和报告，正文一般不超过1500字（相关材料以附件形式呈报）。一般性公文不超过3000字。上报类材料应简洁明了，篇幅不能太长。邀请上级领导同志（或学校主要领导）出席公务活动并讲话时，应附讲话代拟稿，并经分管校领导审阅，同时提供相关背景材料到党委、校长办公室秘书科。

四、加快推进无纸化办公。除涉密文件外，上级来文一律通过OA办公系统处理。各类公文要通过OA办公系统流转，各部门尽量不再打印纸质文件。校内发文和办事类请示、报告的签批（除转帐、合同等有特殊要求的材料外），应逐步通过OA办公系统办理，以加快公文流转，提高效率。

五、严格执行公文处理规定。各单位要严格执行《广西医科大学公文处理规定》及相关要求（见附件），单位领导要认真负责地审核拟发公文，严把行文关、内容关、政策法规关、语言文字关、体例格式关、文件涉密关。党委、校长办公室对不符合要求的公文，要提出修改意见，退回拟稿单位修改好后，再呈送学校领导签发。

自本通知下发之日起，各单位要严格执行。学校将加强对办公室系统人员的培训，确保公文质量和运转有序。有关事项的解释权归党委、校长办公室。

附件：1.广西医科大学公文处理规定

2.广西医科大学公文版头及盖章规定

3.广西医科大学公文格式

4.广西医科大学发文字号规定

5.广西医科大学校内公文、上报文件办理流程图

            广西医科大学党委、校长办公室

2014年3月26日

广西医科大学公文处理规定

第一章    总  则

第一条  为贯彻中央八项规定、《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和教育部、广西壮族自治区公文处理的有关规定，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，结合工作实际，特制定本规定。

第二条  本校的公文，是指本校党政部门在实施领导、履行职能、处理公务过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法管理和进行公务活动的重要工具。

第三条  本规定适用于学校各单位各部门的公文处理工作（独立法人单位遵照执行）和处理校外往来公务文书。

第四条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列工作。应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  除涉密文件外，学校的公文处理工作逐步通过OA办公系统进行。

第六条  学校党委、校长办公室（以下简称“办公室”）负责管理学校公文处理工作，对全校各单位（部门）的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各单位（部门）要高度重视公文处理工作，配备专（兼）职文秘人员负责公文处理工作。

第二章    行文规则

第一条  广西医科大学公文主要有决议、决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等十二种;还有章程、办法、规定、条例、细则等规范性文件。

第二条  严格控制公文数量，提高公文质量。凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；现行公文仍然适用的；没有实质性内容、可发可不发的。

第三条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第四条  根据发文单位与收文单位之间的行文关系，广西医科大学公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定：

（一）上行文。向上级机关的行文，一般用请示、报告、意见等文种。

1．  上行文原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。

2．  请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

3．  除上级机关领导同志直接交办的事项和必须直接报送的秘密事项外，原则上不得以中共广西医科大学委员会（或广西医科大学）名义向上级机关领导同志个人报送公文。确需行文的，一般不多头分送；因紧急情况确需分送的，应当在首页注明分送情况。

4．  校内部门的请示事项，如需以广西医科大学名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

5．  拟请上级机关领导同志出席公务活动并讲话时，一般在报送请示的同时附送讲话代拟稿。落实上级机关领导同志批示的情况报告，应附上领导同志批示复印件。　

　　（二）下行文。对校内单位的行文，一般用决议、决定、通知、公告、通告、通报、批复、纪要等文种。　

1．  特别重要的下行文，应当根据工作需要抄报上级机关以及相关部门等。

2．  办公室根据学校党委或行政授权，可以向各基层党组织（二级党委、党总支、直属党支部）和各单位（部门）行文。

3．  学校各职能部门不能制发以部门名义面向全校的“红头文件”（指盖部门公章的“广西医科大学×××处（室）文件”）。

4．  各学院（教学部）可在本学院范围内发班子分工、表彰奖励、工作布置类“红头文件”。

5．  独立法人单位维持原来的公文处理模式不变；

6．  中共广西医科大学纪律检查委员会、广西医科大学工会委员会和共青团广西医科大学委员会可根据有关规定行文。

（三）平行文。向同级或者不相隶属的单位之间行文，一般用函。对于外单位征求意见的公文，学校应按照对等原则以广西医科大学函件形式回复。

第五条  对不符合行文规则的公文，办公室说明理由，并退回主办单位重新办理。除办公室外，各单位（部门）不得对校外正式行文（指不能署单位（部门）名称向校外发“红头文件”）。

第三章  公文办理

第一条  公文办理主要包括发文办理、收文办理和整理归档。

第二条  发文办理主要程序是：

（一）草拟。

1．草拟公文应当做到：符合党和国家的法律法规以及党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接；一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；观点鲜明、主题突出、内容简洁、表述准确、文字简练。

2．严格控制公文篇幅，倡导“短实新”文风。向上级机关报送请示和报告，正文一般不超过1500字（相关材料以附件形式呈报）。

（二）审核。主办单位填好《广西医科大学发文稿纸》，经所在单位（部门）负责人签字后，交由学校办公室核稿。审核重点是：

1．行文理由是否充分，行文依据是否准确。

2．内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

3．涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

4．文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

5．其他内容是否符合公文起草的有关要求。

经办公室审核不符合发文条件的公文文稿，退回拟办部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由拟办部门修改好后报学校领导签发。

（三）签发。

1．以中共广西医科大学委员会或广西医科大学名义印发的上行文，原则上由分管校领导会签后，呈党委书记或校长签发；公函类平行文一般呈分管校领导签发，重要事项的平行文呈党委书记或校长签发。

2．以中共广西医科大学委员会名义印发的下行文，一般由分管副书记签发（中层干部任免由党委书记签发）。重要事项和重要规范性公文，须经党委书记签发或者审阅后印发。

3．以广西医科大学名义印发的下行文，一般由分管校领导签发。其中，重要事项和重要规范性公文，须经校长签发或者审阅后印发。

4．以办公室名义印发的下行文，须经分管校领导签发或者审阅后印发。　

（四）印发。

1． 公文印发要保证时效性并厉行勤俭节约。非涉密公文原则上以电子公文方式向各单位各部门发送。以电子公文方式发送的公文，除印制少量存档外，不再印发纸质公文。　

　　2．涉密公文应当通过机要交换、密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。　

第三条  收文办理主要程序是：

（一）签收、登记。校外来文来函由办公室行政科专人签收。其他单位（部门）收到上级文件要及时送办公室行政科登记。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签收登记，并注明时间。

（二）拟办。学校收文由办公室主任提出拟办意见，呈学校领导阅示。自治区党委和自治区政府电子传输非涉密公文、机要交换回来的非涉密公文，由机要科扫描上传至OA办公系统，经办公室分管副主任提出拟办意见（涉及重要、全局性的公文请示办公室主任）后，呈学校领导阅示。

（三）送阅。办公室根据拟办意见，负责将文件送学校领导阅示。办公室应当掌握公文去向，不得漏传、误传、延传，原则上不允许“横传”。

（四）批示。学校领导对公文提出批示意见。需要两个以上单位（部门）办理的公文应该明确主办单位（部门），紧急公文应该明确办理时限。

（五）承办。公文承办单位应按照学校领导的批示意见认真、及时办理。有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。确有困难不能按期办理的，应当及时予以说明。对不属于本单位（部门）职权范围的，应当及时退回并说明理由。

（六）催办。办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位（部门）按期办结。紧急公文或重要公文应当由专人负责催办。        

第四条  公文办理完毕须及时整理归档。印发文须将底稿、发文稿纸和正稿一齐整理归档；收文由收文部门负责统一收集归档。具体按《广西医科大学档案管理办法》要求执行。

第四章  公文管理

第一条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

第二条  涉密公文的收文处理、清退、销毁由办公室机要科负责，按照有关规定进行，严格履行登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三条  单位（部门）合并时，全部公文应当随之合并管理；单位（部门）撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案馆归档。

第四条  工作人员离岗离职时，所在单位（部门）应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五条  新设立的单位（部门）应当向办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位。

第五章  培训奖惩

第一条  建立公文处理培训机制。将公文处理培训作为全校办公室系统专（兼）职工作人员的培训内容，通过多种行之有效的方式，加强全校办公室系统工作人员的交流。　

第二条  实行优秀公文评选制度，对获奖单位和个人给予奖励。　

第三条  实行公文处理责任追究制度。有以下情形之一，并造成不良后果的，须责令补救改正，视情予以通报，情节严重的，按有关规定予以问责。　

　　（一）未履行审核把关职责或者审核把关不严的；　

　　（二）未按规定时限办理的；　

　　（三）应当履行会签程序未履行的，或者会签单位存在不同意见未说明情况的；　

（四）未按要求整理归档造成档案缺失的；

（五）其他违反公文处理规定的行为；

第六章  附  则

第一条  本校公文含电子公文。电子公文处理工作参照本办法进行。

第二条  本办法自2014年1月1日起施行，由学校办公室负责解释。原《中共广西医科大学委员会、广西医科大学机关公文处理实施细则》（校字〔2003〕39号）停止执行。

附件2        

广西医科大学公文版头及盖章规定

   　公文版头特指公文首页格式化的发文单位标志。广西医科大学公文版头由学校办公室统一印制。

一、“中共广西医科大学委员会”。党委函件，编“桂医大党函〔公元年份〕×号”。适用于：就有关具体事项与平级单位党委（党组）商洽工作、征询意见、进行答复等。盖“中共广西医科大学委员会”公章。

二、“广西医科大学”。学校函件，编“桂医大函〔公元年份〕×号”。适用于：以广西医科大学名义就有关具体事项与同级单位商洽工作、征询意见、进行答复等。盖“广西医科大学”公章。

三、“广西医科大学上报文件”。党委、行政上报文件，编“桂医大报〔公元年份〕×号”。适用于：向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，向上级机关请示、报告。

四、“中共广西医科大学委员会文件”。 学校党委下行文。

（一）编“桂医大党〔公元年份〕×号”。适用于：传达、贯彻上级党委重大决策部署，转发自治区党委、自治区高校工委重要文件，党委做出重大部署，答复下级党委的请示等。盖“中共广西医科大学委员会”公章。

（二）编“桂医大党×〔公元年份〕×号”。适用于：学校党委各办事机构处理各自职责的工作使用。盖“中共广西医科大学委员会”公章。

（三）编“桂医大党委会纪要〔公元年份〕×号”、“桂医大常委会纪要〔公元年份〕×号”。适用于：广西医科大学党委办公室根据授权印发党委会、常委会的会议纪要。

（四）编“桂医大党办〔公元年份〕×号”。适用于：转发上级党委事务性工作的文件，布置事务性工作，印发会议通知等。盖“中共广西医科大学委员会办公室”公章。

五、“广西医科大学文件”。学校下行文。

（一）编“桂医大〔公元年份〕×号”。适用于：行政做出重要工作部署，转发自治区政府、教育厅重要文件，行政干部任免，批复下级请示等。盖“广西医科大学”公章。

（二）编“桂医大×〔公元年份〕×号”。适用于：行政职能的工作部署，颁布学校重要规章制度，重要的会议纪要等。盖“广西医科大学”公章。

（三）编“桂医大办公会纪要〔公元年份〕×号”。适用于：广西医科大学校长办公会的会议纪要。盖“广西医科大学校长办公室”公章。

（四）编“桂医大办〔公元年份〕×号”。适用于：

广西医科大学校长办公室转发上级事务性工作的文件，布置事务性工作，重要的会议纪要，印发会议通知等。盖“广西医科大学校长办公室”公章。

六、 “中共广西医科大学纪律检查委员会文件”、“广西医科大学工会委员会文件”、“共青团广西医科大学委员会文件”。 适用于：纪委、工会和团委按规定制发公文和盖章。

附件3

广西医科大学公文格式

公文格式一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送、印发单位、印发日期、页码等组成。广西医科大学各类公文格式均按照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T 9704—2012）执行。

　　一、份号。印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。　

　　二、密级和保密期限。涉密公文根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。标注了密级但未标注保密期限的公文，其保密期限按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。　

　　三、紧急程度。根据公文送达和办理的时限要求，紧急公文分别标注“特急”“加急”。　

　　四、发文单位标志。由“中共广西医科大学委员会”或“广西医科大学”加“文件”二字组成；联合行文时，主办单位排列在前，也可以单独用主办单位名称。　

　　五、发文字号。一般由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位发文字号。　

　　发文单位代字由办公室确定。发文顺序号原则上由办公室统一编制。　

　　六、签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合上行文，应当按公文版头的排序标注签发人姓名；只会签但不联合上行文时，应当标注会签单位名称及签发人姓名。　

七、标题。由发文单位名称、事由和文种组成。标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。回行时应当做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，排列应当使用梯形或者菱形。　

　　八、主送。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称，并按照规范排序。　

　　九、正文。公文的主体，用来表述公文的内容。一般用3号仿宋体字。结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。　

　　十、附件说明。公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字标明“附件：”和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。　

　　十一、发文单位署名。署发文单位全称。　

　　十二、成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。　 

十三、印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。

十四、附注。公文印发传达范围、联系人及电话、分送情况等需要说明的事项。　

　　十五、附件。公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文的重要组成部分。　

　　十六、抄送。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位。使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称，并按照规范排序。　

　　十七、印发单位。中共广西医科大学委员会或广西医科大学公文的印发单位为党委办公室或校长办公室。　

　　十八、印发日期。公文的送印日期。　

　　十九、页码。公文页数顺序号。附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。　　　

附件4

广西医科大学发文字号规定

为规范我校公文发文字号编排，特作如下规定：

一、发文代字由办公室商主办单位拟定（以完成某项工作的主办单位为原则编排文号），相对固定使用，不能经常更改。

二、发文字号由原则上由办公室指导主办单位统一编排。主办单位如已按常规编排了发文字号，应及时到办公室秘书科补登发文登记本。

三、发文字号应当包括发文机关代字、年份、序号。发文机关代字不加“字”（例如，“桂医大人〔〕  号”不编为“桂医大人字〔〕  号”）；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

四、学校党政公文发文字号概览

（一）学校党政公文：

党委公文用“桂医大党”、“桂医大党函”；行政公文用“桂医大”、“桂医大函”。

（二）各职能部门发文字号：

1．党群部门：

党办………………………………………………桂医大党办

组织部……………………………………………桂医大党组

统战部……………………………………………桂医大党统

宣传部……………………………………………桂医大党宣

学生工作部………………………………………桂医大党学

党校………………………………………………桂医大党校

2．行政部门：

校办………………………………………………桂医大办

人事处……………………………………………桂医大人

招生就业工作处…………………………………桂医大招就

教务处……………………………………………桂医大教

审计处……………………………………………桂医大审计

国有资产管理处…………………………………桂医大国资

财务处……………………………………………桂医大财

科技处……………………………………………桂医大科

后勤处……………………………………………桂医大后勤

保卫处……………………………………………桂医大保

离退休工作处……………………………………桂医大离退

基建处……………………………………………桂医大基建

教评中心…………………………………………桂医大教评

学生工作处………………………………………桂医大学工

监察室……………………………………………桂医大监察

国际交流处………………………………………桂医大国交

国际教育学院……………………………………桂医大留

研究生处（研究生学院）………………………桂医大研

高职院、继续教育学院…………………………桂医大高职

图书馆……………………………………………桂医大图

    3．其他部门

职改办……………………………………………桂医大职改

语委办……………………………………………桂医大语委

普法办……………………………………………桂医大普法

计生委……………………………………………桂医大计生委

（四）纪委、工会、团委发文字号

中共广西医科大学纪律检查委员会……………桂医大纪委

广西医科大学工会委员会………………………桂医大工会

共青团广西医科大学委员会……………………桂医大团

（五）专项重大活动、重大任务发文字号

由办公室商专项活动办公室根据需要编排。